Ein Löschvorgang in der EDV sollte auf der einen Seite nicht zu kompliziert sein, auf der anderen Seite aber auch nicht zu einfach. Das Löschen von Daten in BvLArchivio kann so eingerichtet werden, dass zwei verschiedene Personen dem Löschprozess zustimmen müssen. Daten können nach einem Löschmuster gelöscht werden oder ganz trivial aufgrund von Metadaten.


Es kann immer nur aufgrund einer zuvor erstellen Löschliste gelöscht werden. Die Löschliste wird entweder


- von einem User in einem Archiv erstellt


oder 


- im Administrationsbereich. 


Der endgültige Löschbefehl kann nur ausgeführt werden, wenn die Ausführung systemrelevanter Befehle aktiviert wurde. Das Ausführen systemrelevanter Befehle kann mit einem separaten Passwort geschützt werden. Um das Ausführen systemrelevanter Befehle (z. B. Löschen) zu verhindern, werden diese deaktiviert. Eine Aktivierung ist nur mit einem zuvor von Ihnen festgelegten Passwort möglich. Der Server wird im deaktivierten Modus ausgeliefert. Um die Administration zu aktivieren, muss zunächst ein Passwort von Ihnen für diese Funktion festgelegt werden (Passwort Administration festlegen).


Es wird nur auf Grund einer Löschliste gelöscht, die zuvor erstellt wurde. Die Erstellung findet entweder in einem Archiv statt oder im Administrationsbereich.



Löschliste in einem Archiv erstellen:


1. Geben Sie in der Suchzeile in einem Archiv zuerst die Suchbegriffe der zu löschenden Dateien ein. Kontrollieren Sie, ob die angezeigten Dateien zu der Gruppe der zu löschenden Dateien gehören. Haben Sie die Dateien mit einem Lösch-Hashwert archiviert, können Sie die Dateien auch mit diesem Hashwert abfragen. Sie können aber auch gezielt Dateien abfragen, die keinen Lösch-Hashwert zum Zeitpunkt der Archivierung hatten.


Folgendes Beispiel soll die Bewerbung von Klaus Mustermann löschen. 


1. Geben Sie die Suchbegriffe in der Suchzeile ein.



2. Kontrollieren Sie die Liste der angezeigten Dateien.


2. Geben Sie jetzt den Löschbefehl mit den Suchbegriffen direkt in der URL ein. Klicken Sie auf unser Beispiel und tauschen Sie die IP-Adresse und Suchbegriffe gegen Ihre Suchbegriffe aus. In unserem Beispiel hier wird im Archiv1 mit den Suchbegriffen "Bewerbung", "Klaus" und "Mustermann" die Löschliste erstellt. Entfernen Sie die Parameter "&BvL2=Klaus" oder "&BvL3=Mustermann", wenn diese nicht relevant sind.

https://192.168.1.101/BvLTech1.afp?BvL1=Bewerbung&BvL2=Klaus&BvL3=Bewerbung&BvL8=del


3. Der Server arbeitet und antwortet nach ein paar Sekunden mit weiteren Anweisungen und der Meldung, dass die Löschliste erstellt wurde.


4. Die Erstellung der Löschliste führt noch nicht dazu, dass die Daten tatsächlich gelöscht werden. Es wird lediglich eine Löschliste erstellt, die noch bestätigt werden muss von der Administration und/oder dem Datenschutzbeauftragten. Erst mit dem Startbefehl im Administrationsbereich werden die Daten endgültig gelöscht.


Anschließend muss der Befehl für das Löschen gemäß Löschliste im Administrationsbereich abgesetzt werden. Das Ausführen von Befehlen ist mit einem separaten Passwort geschützt (Passwort Administration festlegen), welches ausschließlich autorisierte Personen kennen sollten. 


Buchen Sie sich im Administrationsbereich ein (siehe "Einbuchen im Administrationsbereich").


  1. Klicken Sie unten rechts auf "Festplatten, Dateien & Löschbefehl"




2. Klicken Sie auf den Button "Löschbefehl ausführen".



3. Der Löschbefehlt muss durch Eingabe der angezeigten Zahl endgültig bestätgit werden. Ergänzen Sie hinter dem "...yes-" die angezeigte Zahl und klicken Sie auf "Suchen". Alle Dateien werden gelöscht.






Löschliste im Administrationsbereich erstellen:


Buchen Sie sich im Administrationsbereich ein (siehe "Einbuchen im Administrationsbereich").


  1. Klicken Sie unten rechts auf "Festplatten, Dateien & Löschbefehl"




2. Klicken Sie auf "Abfragen.txt". Speichern Sie die Datei auf Ihrem Arbeitsplatz. Tragen Sie in der Datei "Abfragen.txt" alle notwendigen Daten ein sowie die gewünschten Suchbegriffe, mit denen die Dateien gelöscht werden sollen, z. B. eine Liste aller Rechnungsnummern.


3. Speichern Sie die Datei "Abfragen.txt" im Exportbereich.


4. Klicken Sie im Administrationsbereich in der Zeile "Starten dann die Massenabfrage oder Erstellung der Löschliste" auf den Button "hier". 



5. Der Server antwortet wie folgt:




5. Prüfen Sie im Exportbereich (Exportbereich  / 7. IP), ob die Datei "Abfragen-fertig.txt" vorhanden ist. Schauen Sie in die Protokolldatei, ob der Vorgang erfolgreich war.


6. Wurde alles erfolgreich erstellt, klicken Sie auf den Button "Löschbefehl ausführen". 



7. Der Löschbefehlt muss durch Eingabe der angezeigten Zahl endgültig bestätgit werden. Ergänzen Sie hinter dem "...yes-" die angezeigte Zahl und klicken Sie auf "Suchen". Alle Dateien werden gelöscht.