BvLArchivio

BvLArchivio bietet über die normale Archivanmeldung hinaus eine optionale Benutzerverwaltung an. Diese Benutzerverwaltung ist völlig autark. Richten Sie die Benutzerverwaltung für einen Archivraum ein, wenn Mitarbeiter Zugang zu einem Archiv benötigen, dort aber nicht alle Vorgänge sehen dürfen.

1. Die Benutzerverwaltung in einem Archiv bietet Ihnen die Möglichkeit, dass sich der Benutzer nicht nur in ein Archiv einbuchen, sondern sich gegenüber dem Archiv zusätzlich persönlich identifizieren muss. 

2. Darüber hinaus können Sie bestimmen, welche Rechte der Benutzer in einem Archiv hat.

3. Die Benutzerverwaltung ist zum Zeitpunkt der Auslieferung deaktiviert. 

4. Die Benutzerverwaltung sollte aktiviert und eingerichtet werden, wenn z. B. sensible Daten mit einem allgemeinen Passwort und einem persönlichen Passwort geschützt werden sollen. Richten Sie die Benutzerverwaltung ein, wenn Mitarbeiter Zugang zu einem Archiv benötigen, dort aber nicht alle Vorgänge sehen dürfen. 

5. Mit der Benutzerverwaltung können Sie z. B. auch alle Vorgänge protokollieren, wer was sucht. 

6. Wenn Sie die Benutzerverwaltung nutzen möchten, müssen zunächst die Benutzer angelegt werden, anschließend müssen die Rechte für die Benutzer in den entsprechenden Archivio-Kontrolldatenbanken erfasst werden. 

7. Jedes Archiv hat seine eigene Archivio-Kontrolldatenbank. In einer Archivio-Kontrolldatenbank sind die Rechte für einen Benutzer hinterlegt. 

8. Sollten Rechte vergeben werden müssen, dass ein Benutzer nur gewisse Dokumente und Dateien in einem Archiv sehen darf, muss bereits zum Zeitpunkt der Archivierung (Einlieferung in den BvLArchivio-Server) diesen Dokumenten und Dateien über die Suchbegriffe ein Klassifizierungsmerkmal mitgegeben werden. 

9. Klassifizierungsmerkmale werden dann in der Archivio-Kontrolldatenbank für einen Benutzer hinterlegt. Ein Benutzer kann dann nur die Dokumente und Dateien in einem Archiv sehen, die für ihn in der Archivio-Kontrolldatenbank hinterlegt bzw. gespeichert wurden, sogenannte „White Einträge“. Zusätzlich können allgemeine Vorgänge verboten werden, sogenannte „Black Einträge“. Daher spricht man in der BvLArchivio-Kontrolldatenbank von „Black and White Einträgen“. 

10. Alle Benutzereinstellungen werden immer über das Administrationsarchiv (siehe Administration & Fehlerarchiv) veranlasst. Sobald ein Eintrag in einer Archivio-Kontrolldatenbank vorhanden ist, muss in diesem Archiv die persönliche Identifizierung von allen Benutzern durchgeführt werden.

Beispiel:

Der Benutzer Toni darf nur Kassenbelege, also die Kategorie Kassenbelege im Archivio1 sehen. Den Begriff Kassenbeleg als Klassifizierungsmerkmal (Kategorie) festzulegen, wäre falsch, denn es könnte sein, das auf einem Bankbeleg der Begriff Kassenbeleg durch die OCR ausgelesen wurde. Damit wäre dieser Bankbeleg für den Benutzer Toni abrufbar, was nicht gewollt ist. Ergänzen Sie Ihre Kategorien um Präfixe. Ziel muss es sein, dass der Name der Kategorie nicht ein allgemeines Wort darstellt, welches in Dokumenten ausgelesen werden könnte. Die Bezeichnung der Kategorie sollte einmalig sein. Wählen Sie statt Kassenbeleg besser den Begriff "#Kassenbeleg" oder wie in unserem Beispiel hier  Kasse*. Damit die gespeicherten Kassenbelege in der Kategorie gespeichert werden, müssen jetzt die Kassenbelege zum Zeitpunkt der Archivierung in den Metadaten den Begriff der Kategorie bereits enthalten.

Speichern Sie jetzt ab, was der Benutzer Toni in der Suchzeile (White Eintrag) eingeben darf: Für den Benutzer Toni sollten Sie jetzt festlegen, dass dieser an der ersten Stelle den Begriff Kasse* nur eingeben darf. An der zweiten und folgenden Stelle ist jede Eingabe erlaubt. Durch die "Und-Verknüpfungssuche" ist jetzt festgelegt, dass nur im Bereich der Kassenbelege gesucht werden darf. Die Einträge in einer Zugriffs-Kontrolldatenbank geben vor, was ein Benutzer nur eingeben darf in der Suchzeile. Dabei muss festgelegt werden, für welche Position dieser Eintrag gilt (1. Stelle, 2. Stelle, 3. Stelle usw.). Wird für eine Position (1-7) kein Eintrag vorgenommen, sind alle Eingaben an dieser Stelle automatisch erlaubt.

Buchen Sie sich im Administrationsbereich ein (siehe "Einbuchen im Administrationsbereich").

1. Klicken Sie rechts auf "Archivio 1-5 Userverwaltung - Individuelle Rechte". Die Standardrechte müssen zuvor angelegt worden sein (siehe Menüpunkt davor).

2. Klicken Sie auf den Archivraum, für den Sie Benutzerrechte festlegen möchten.

3. Tragen Sie den Namen des Benutzers ein und tragen Sie ein, welche Kategorie an der ersten Stelle erlaubt ist. Der Wert (1) legt fest, dass diese Eingabe an der ersten Stelle erlaubt ist. Mit Eingabe (2) wäre die Festlegung für die zweite Stelle bei der Suchanfrage festgelegt worden.