1. Steuerbefehle sind Anweisungen in BvLArchivio, was mit dem Dokument oder der Datei passieren soll. 


2. Suchbegriffe sind Registratur- und Ablagemerkmale, z. B. Kategorien, Ordnernamen, Dokumenten-ID, Rechnungsnummern oder auch sonstige Begriffe. Suchbegriffe können auch der komplette Inhalt einer PDF-Datei sein. Jeder Suchbegriff steht einzeln oder in Beziehung zu anderen Suchbegriffen, nach denen gesucht oder abgefragt werden kann.


3. Sie können die Steuerbefehle entweder mit Ihren Dokumenten (.PDF oder .TIF) zusammen schriftlich oder in einer separaten Metadatei (.txt oder .xml oder.xst) mitgeben.


4. Alle Steuerbefehle können im Dokument oder auf separaten "Befehlsblättern" (einfaches, weiße beschriebenes Blatt) geschrieben sein. 


5. Steuerbefehle können in eigenen Dokumenten als Klarschrift oder als Barcodes vorhanden sein. 


6. Wird ein separates Blatt (Befehlsblatt) genutzt, sollte dieses nicht die erste Dokumentenseite sein. 


7. Steuerbefehle können auch in separaten, gleichnamigen Metadateien  (.txt oder .xml oder.xst) mitgegeben werden. 


8. BvLArchivio ermöglicht auch das Einliefern ins Archiv ohne die Verwendung von Steuerbefehlen bei PDF-Dateien. Für diese Art müssen spezielle Einstellungen an Ihrem Scanner erfolgen. 


9. Sie müssen die einzelnen Scanziele am Scanner eingerichtet haben (Direkt ins Archivio ohne Steuerbefehle). Wenn solche Ziele am Scanner hinterlegt sind, kann man Dokumente ohne Steuerbefehle einliefern. Legen Sie Ihre Dokumente am Scanner an und wählen Sie das Scanziel aus. Durch das Auswählen am Scanner bestimmen Sie, in welches Archivio das Dokument gespeichert werden soll und nach welchen Kriterien die  Verschlagwortung bzw. DMS-Verteilung erfolgen soll. Automatisch werden alle auf dem Papierdokument ausgelesenen Begriffe und Zahlen als Suchbegriffe gespeichert.


10. Wenn Sie am Scanner das Archiv direkt auswählen (als Scanziel direkt eingerichtet) und dabei zusätzlich mit einem Befehl (als Befehlsblatt, in Klarschrift oder Barcode) scannen, wird der Befehl ignoriert.


Hinweis:

Steuerbefehle dürfen nie im Umbruch geschrieben werden, Steuerbefehle müssen immer als ein ganzes Wort in einer Zeile stehen. Suchbegriffe sollten immer ausgeschriebene vollständige Wörter sein. Vermeiden Sie ausgedachte Abkürzungen, die Sie in einem Wörterbuch auch nicht finden würden. Wenn Sie trotzdem Abkürzungen verwenden wollen oder müssen, weil Sie z. B. die Dokumente eindeutig klassifizieren müssen, überprüfen Sie in der Einführungsphase das Ergebnis in BvLArchivio. Unabhängig davon müssen Suchbegriffe, egal ob vollständige Wörter oder Abkürzungen, immer mit einem Leerzeichen getrennt sein. Vermeiden Sie kombinierte Suchbegriffe, wie z. B. RECHNUNG4711, schreiben Sie besser RECHNUNG  4711. Sie verringern so deutlich die Fehlerquote.


Grundsätzlich versucht die Schrifterkennung (OCR) bei PDF-Dateien zunächst jedes einzelne Zeichen (Buchstaben und Zahlen) zu erkennen. Danach findet je nach Eindeutigkeit zusätzlich ein Abgleich mit dem Wörterbuch statt. Wenn Sie also Abkürzungen verwenden, die im Wörterbuch so nicht vorhanden sind, kann die Schrifterkennung nur auf die Erkennung einzelner Zeichen abzielen. Die Schrifterkennung (OCR) untersucht immer nur das von Ihrem Scanner produzierte Bild (TIF oder PDF). Sorgen Sie also dafür, dass das Vorlagenglas immer sauber ist und der Einzug einwandfrei funktioniert. Sollten hier Unregelmäßigkeiten auftreten, beeinflusst das die Schrifterkennung (OCR) erheblich. Wenn Sie z. B. einen neuen Scanner bekommen, überprüfen Sie erneut die Ergebnisse für einen gewissen Zeitraum.



Die Steuerbefehle:

Steuerbefehle müssen immer in Großbuchstaben geschrieben werden!


%START%

Steht am Anfang, steht für Startmarkierung, sagt dem System, dass ab hier die Steuerbefehle und mögliche separate Suchbegrife (Ordnungsmerkmale) folgen.


%A%

Archivio 1 / Abteilung 1

Sagt dem System, dass dieses Dokument / Datei im Archivio1 abgelegt werden soll.


%E%

Archivio 2 / Abteilung 2

Sagt dem System, dass dieses Dokument / Datei im Archivio2 abgelegt werden soll.


%H%

Sagt dem System, dass dieses Dokument / Datei im Archivio3 abgelegt werden soll.


%N%

Sagt dem System, dass dieses Dokument / Datei im Archivio4 abgelegt werden soll.


%X%

Sagt dem System, dass dieses Dokument / Datei im Archivio5 abgelegt werden soll.


%T% User/Ordner

Sagt dem System, dass dieses Dokument / Datei im DMS/CRM abgelegt werden soll. Es müssen Username und Userordner angegeben werden, z. B. %T% Ralph/Eingangsrechnungen


%NEIN%

Dieser Steuerbefehl gilt nur bei gescannten Dokumenten. Er verbietet dem System die automatische Indexierung der ersten Dokumentenseite. Ansonsten werden automatisch immer die Wörter, Begriffe und Zahlen von der ersten Dokumentenseite als Suchbegriffe gespeichert.


%JA%

Dieser Steuerbefehl gilt nur bei gescannten Dokumenten. Es findet eineVolltextverschlagwortung statt. Alle Wörter, Begriffe und Zahlen aus dem gesamten Dokument (aus allen Seiten) werden als Suchbegriffe gespeichert.


%JA-1%

Dieser Steuerbefehl ist nur in Metadateien gültig, nicht bei gescannten Dokumenten. Die Datei (.PDF oder  .TIF) wird der OCR zugeführt. Es werden automatisch die Wörter, Begriffe und Zahlen von der ersten Dokumentenseite als Suchbegriffe gespeichert.


%JA-A%

Dieser Steuerbefehl ist nur in Metadateien gültig, nicht bei gescannten Dokumenten. Die Datei (.PDF oder .TIF) wird der OCR zugeführt. Es werden automatisch die Wörter, Begriffe und Zahlen von allen Dokumentenseiten als Suchbegriffe gespeichert.


%JA-O%

Dieser Steuerbefehl ist nur in Metadateien gültig, nicht bei gescannten Dokumenten. Die eingelieferte Datei (.PDF) wird im Originalzustand gespeichert und nicht als PDF/A. Dieser Befehl gilt nur in Verbindung mit %JA-1% oder %JA-A% und wird empfohlen, wenn die eingelieferte Datei (.PDF) Signaturen oder Zertifikate  enthält oder als Formular gespeichert werden muss.


%ENDE%

Steht am Ende, steht für Endmarkierung, sagt dem System, dass hier die Befehlsanweisungen enden.