PDF-Dateien können mit Metadateien (.txt. / .xml oder .xst) direkt archiviert werden. Sind die PDF-Dateien von Ihnen erstellt, können die Metaangaben direkt in der Metadatei aufgeführt werden (z. B. bei Ausgangsrechnungen die Rg-Nr, Kunden-Nummer, Kundenname, usw.). Der Vorteil hierbei ist, dass auf eine OCR (Schrifterkennung) verzichtet werden könnte. Damit werden großen Mengen an PDF-Dateien deutlich schneller verarbeitet.


Beispiel für eine PDF-Datei und ihre dazugehörige Metadatei:


RECHNUNG.PDF --> Kopieren Sie die PDF-Datei in den Ordner von BvLArchivio --> siehe Dateien mit Metadatein


RECHNUNG.TXT --> Kopieren Sie die gleichnamige Textdatei (Metadatei) in den Ordner von BvLArchivio --> siehe Dateien mit Metadatein. Die TXT-Datei enthält die Steuerbefehle und Suchbegriffe.


Hinweis: Die gleichnamige Textdatei (Metadatei) darf immer erst nach der eigentlichen Datei übertragen werden.


Inhalt der Textdatei:

%START% %A% RECHNUNG 4711 TONI %ENDE%



Sonderbefehle für PDF-Dateien

Wenn Sie eine PDF-Datei hochladen, können Sie in der Metadatei folgende Anweisungen mitliefern:

%JA-1%

Die PDF-Datei wird der OCR und Barcode-Erkennung zugeführt, alle Begriffe und Zahlen der ersten Seite werden im Archiv als Suchbegriffe

zusätzlich zu den eingelieferten Suchbegriffen aus der Textdatei gespeichert.


%JA-A%

Die PDF-Datei wird der OCR und Barcode-Erkennung zugeführt, alle Begriffe und Zahlen aus allen Seiten werden im Archiv als Suchbegriffe

zusätzlich zu den eingelieferten Suchbegriffen aus der Textdatei gespeichert.


%JA-O% (nur in Verbindung mit %JA-1% oder %JA-A%)

Dieser Befehl bewirkt, dass die von Ihnen eingelieferte PDF-Datei im Ursprungsformat in BvLArchivio® gespeichert wird und nicht die von

BvLArchivio® produzierte PDF/A-Datei (empfohlen bei Signaturen, Zertifikaten, Formularen usw.). Bleibt dieser Befehl weg, wird automatisch

die von BvLArchivio® produzierte PDF/A-Datei im Archiv gespeichert.


Wenn die PDF-Datei durch ein Passwort (PDF mit Passwort) geschützt ist, müssen Sie in der Textdatei oder XML-Datei das Passwort mit eintragen, damit die Schrifterkennung die PDF-Datei öffnen kann. Das Passwort (z. B. Enkel) muss wie folgt eingetragen werden:

%passwort%Enkel%/passwort%


In einer gleichnamigen TXT- oder XML-Datei könnte z. B. folgende Zeile stehen:


%START% %A% %JA-1% %JA-O% %passwort%Enkel%/passwort% RECHNUNG 4711 TONI %ENDE%


oder


%START% %A% %JA-1% RECHNUNG 4711 TONI %ENDE%



Für die Übertragung solcher Dateien verwenden Sie das nachfolgende Netzwerkziel:


ftp://192.168.1.106

Verzeichnis: (leer lassen)


oder


SMB-Laufwerk (als Netzlaufwerk verbinden): 
\\192.168.1.106\BVLARCHIVIO_INPUT\


Anmeldename: Archivioi

Passwort: 000





Hinweis: Es muss zuerst die zu archivierende Datei übertragen werden und anschließend die Metadatei (.txt oder .xml oder.xst)! Die zu archivierende Datei wartet bis zu 96 Stunden auf die Metadatei. Es können also auch bei großen Mengen zunächst die zu archivierenden Dateien übertragen werden und anschließend alle Metadateien - Sie haben 96 Stunden Zeit dafür.