Erfolgt die Ablage und Steuerung mittels Steuerbefehle (Die Steuerbefehle in BvLArchivio) im Dokument, verwenden Sie für die Übertragung der PDF-Dateien oder am Scanner das nachfolgende Scanziel:


ftp://192.168.1.106

Verzeichnis: PDF


oder


SMB-Laufwerk (als Netzlaufwerk verbinden):
\\192.168.1.106\BVLARCHIVIO_INPUT\PDF



Anmeldename: Archivioi

Passwort: 000



Vorteil:

Bei der Mitgabe der Steuerbefehle im Dokument haben Sie den Vorteil, dass zum Zeitpunkt des Scannens die Person keine Kenntnis darüber haben muss, was mit dem Dokument passieren soll, da die Anweisungen schriftlich im Dokument enthalten sind. Auch entfallen so zusätzliche zeitaufwendige Nacharbeiten am Arbeitsplatz. Damit lassen Sie Dokumente nach einem Prozess auch automatisch lenken.



Hinweis:
Archivierungsanweisungen & Ablagemerkmale müssen in diesem Fall im Dokument als Klarschrift oder Barcode mitgegeben werden, sogenannte Steuerbefehle. Gescannten Dokumente werden nach den Angaben der im Dokument mitgelieferten Steuerbefehle (als separates Befehlsblatt, eingedruckte Zeile oder Barcode) verarbeitet. Steuerbefehle sind Anweisungen für BvLArchivio®, was mit dem gescannten Dokument oder der PDF-Datei passieren soll. Fehlen die Steuerbefehle, wird der Vorgang im Fehlerarchiv gespeichert. Sie können die Steuerbefehle auf eigenen Dokumenten, z. B. Formularen, Lieferscheinen, Ausgangsrechnungen usw., einsetzen, entweder integriert oder auf eigens erstellten Befehlsblättern. Es ist völlig egal, an welcher Stelle auf den Dokumenten die Steuerbefehle vorkommen. Sie müssen darauf achten, dass die Reihenfolge der Steuerbefehle nicht verändert wird. Start, Archivraum, Suchbegriffe und dann das Endezeichen, in dieser Reihenfolge müssen die Steuerbefehle angeordnet sein. Gelesen wird immer von links nach rechts und von oben nach unten. Sie können die Steuerbefehle und Suchbegriffe auch in einem einzigen Barcode unterbringen. 2D-Barcodes wie z. B. PDF417 oder Data Matrix sind in der Lage, eine Vielzahl an Begriffen und Zahlen aufzunehmen, somit auch Steuerbefehle. Wo sich der Barcode tatsächlich befinde, spielt keine Rolle.