BvLArchivio

Beispiel für eine hochzuladende Datei und ihre dazugehörige Metadatei (.TXT oder .XML):

PICTURE123.JPG Das Bild wird in BvLArchivio® im Originalformat gespeichert.

PICTURE123.TXT Die Textdatei enthält die Archivierungsanweisung (Steuerbefehle und Suchbegriffe).

Beispiel für mehrere hochzuladende Dateien und ihre dazugehörige Metadatei (.TXT oder .XML):

BRIEF.DOC Das Word-Dokument wird in BvLArchivio® im Originalformat gespeichert.

BRIEF.XLS Das Excel-Dokument wird in BvLArchivio® im Originalformat gespeichert.

BRIEF.PDF Die PDF-Datei wird in BvLArchivio® im Ursprungsformat gespeichert.

Ist in der BRIEF.TXT der Befehl %JA-1% oder %JA-A% enthalten, wird im PDF/A-Format gespeichert, es sei denn, dass zusätzlich auch noch %JA-O% in der BRIEF.TXT enthalten ist. 

Die meisten Programme können den hier beschriebenen Vorgang programmgesteuert realisieren. Die Metadatei (.TXT oder .XML) sagt dem BvLArchivio-Server, in welchem Archiv die Datei archiviert und unter welchen Suchbegriffen sie wiedergefunden werden soll. Die Metadatei wird nach erfolgreicher Verarbeitung gelöscht, also nicht archiviert.

Sie haben beim Einliefern nur Schreibrechte, keine Leserechte. Sie können also Ihre kopierten Dateien nach der Übertragung nicht mehr ändern oder einsehen. Verwenden Sie einmalige Dateinamen. Sollte eine erneut übertragene Datei denselben Dateinamen besitzen, kann es passieren, dass die zuvor übertragene Datei im Einlieferungsbereich auf dem BvLArchivio-Server überschrieben wird, wenn diese noch nicht von BvLArchivio verarbeitet wurde. Der zentrale Einlieferungsbereich auf dem BvLArchivio-Server gilt für alle Scanner, Personen und Programme, daher können alle nur einliefern (also schreiben), aber niemals lesen.

Hinweis

Speichern Sie immer erst die zu archivierende Datei und danach erst die Textdatei oder XML-Datei auf dem BvLArchivio-Server!

Beispiele:

1. Beispiel:

Bild001.jpg

Bild001.txt 

Inhalt der Bild001.txt:

%START% %A% Bild Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss %ENDE%

Das Bild wird mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert.

2. Beispiel:

Bild001.jpg

Bild001.doc

Bild001.txt 

Inhalt der Bild001.txt:

%START% %A% Bild Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss Beschreibung %ENDE%

Das Bild und die Office-Datei werden mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert.

3. Beispiel:

Projekt.xls

Projekt.doc

Projekt.pdf

Projekt.jpg

Projekt.txt 

Inhalt der Projekt.txt:

%START% %A% Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss Kalkulation Beschreibung

Vertrag Bild %ENDE%

Die Office-Dateien, die PDF-Datei und das Bild werden mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert.

4. Beispiel:

Projekt.xls

Projekt.doc

Projekt.pdf

Projekt.jpg

Projekt.txt 

Inhalt der Projekt.txt:

%START% %A% %JA-1% Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss Kalkulation Beschreibung Vertrag Bild %ENDE%

Die Office-Dateien und das Bild werden mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert. Die PDF-Datei

wird mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei und den aus der ersten PDF-Seite ausgelesenen Begriffen gespeichert.

5. Beispiel:

Projekt.xls

Projekt.doc

Projekt.pdf

Projekt.jpg

Projekt.txt 

Inhalt der Projekt.txt:

%START% %A% %JA-1% %JA-O% Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss Kalkulation Beschreibung Vertrag Bild %ENDE%

Die Office-Dateien und das Bild werden mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert. Die PDF-Datei

wird mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei und den aus der ersten PDF-Seite ausgelesenen Begriffen gespeichert. Die

PDF-Datei bleibt im Ursprungsformat erhalten, da Sie den Steuerbefehl %JA-O% in der Textdatei mitgeliefert haben.