BvLArchivio bietet anderen Anwendungen und Softwareherstellern den einfachen Direktimport an. Damit eine gezielte Steuerung der Datei(en) erfolgen kann, wird eine gleichnamige Metadatei mitgeliefert, in der die Anweisungen stehen, was mit der Datei passieren soll. Den Aufbau einer Metadatei und die Liste der Steuerbefehle finden Sie hier.


1. Kopieren Sie die Datei(en) in den Inputbereich von BvLArchivio.


Einlieferung via FTP:

ftp://192.168.1.106


Einlieferung via SMB:

\\192.168.1.106\BVLARCHIVIO_INPUT


2. Kopieren Sie anschließend die gleichnamige(n) TXT-Datei(en) oder XML-Datei(en) in den Inputbereich von BvLArchivio. 


3. In einer TXT-Datei oder XML-Datei müssen die Steuerzeichen und Suchbegriffe enthalten sein. Wichtig ist, dass die TXT-Datei oder XML-Datei (Metadatei) als Letztes in den Inputbereich von BvLArchivio kopiert werden. 


4. Es können nur Dateien kopiert werden, kopieren Sie keine Ordner, diese werden nicht verarbeitet! Sonderzeichen in Dateinamen sind unzulässig.


5. In welcher Abteilung und nach welchen Suchbegriffen die zu archivierende Datei wiedergefunden werden soll, übermitteln Sie mit der von Ihnen erstellten gleichnamigen TXT- oder XML-Datei. In der gleichnamigen TXT- oder XML-Datei müssen die Steuerzeichen und Suchbegriffe jeweils immer mit einem Leerzeichen dazwischen aufgeführt sein. Eine Textdatei sollte im ANSI-Code gespeichert sein. 


6. In einer TXT- oder XML-Datei könnte z. B. folgende Inhalt stehen: %START% %A% RECHNUNG 4711 TONI %ENDE%


Alle Suchbegriffe müssen immer mit einem Leerzeichen getrennt sein. Eine archivierte Datei bleibt immer im Originalformat. Archivieren Sie PDF-Dateien, werden diese in PDF/a umgewandelt. Möchten Sie die PDF-Datei im Original speichern (z. B. eine E-Rechnung), können Sie mit den Befehlen erreichen, dass nicht in PDF/a umgewandelt wird. 


7. Werden Dateien aus dem Archiv geladen, bearbeitet und erneut im Archiv abgespeichert, wird die vorhandene Version nicht überschrieben. Eine erneute Archivierung überschreibt nicht die Datei im Archiv, sondern speichert die geänderte Datei als weitere Datei, als neue Version. Sie hätten also in diesem Fall zwei Dateien im Archiv. 


8. Sonderbefehle für PDF-Dateien:

Wenn Sie eine PDF-Datei hochladen, können Sie in der Textdatei oder XML-Datei folgende Anweisungen mitliefern:


%JA-1%

Die PDF-Datei wird der OCR und Barcode-Erkennung zugeführt, alle Begriffe und Zahlen der ersten Seite werden im Archiv als Suchbegriffe zusätzlich zu den eingelieferten Suchbegriffen aus der Textdatei gespeichert.


%JA-A%

Die PDF-Datei wird der OCR und Barcode-Erkennung zugeführt, alle Begriffe und Zahlen aus allen Seiten werden im Archiv als Suchbegriffe zusätzlich zu den eingelieferten Suchbegriffen aus der Textdatei gespeichert.


%JA-O% (nur in Verbindung mit %JA-1% oder %JA-A%)

Dieser Befehl bewirkt, dass die von Ihnen eingelieferte PDF-Datei im Ursprungsformat in BvLArchivio gespeichert wird und nicht die von BvLArchivio produzierte PDF/A-Datei (empfohlen bei Signaturen, Zertifikaten, Formularen usw.). Bleibt dieser Befehl weg, wird automatisch die von BvLArchivio produzierte PDF/A-Datei im Archiv gespeichert.


%passwort% %/passwort%

Wenn die PDF-Datei durch ein Passwort geschützt ist, müssen Sie in der Textdatei oder XML-Datei das Passwort mit eintragen, damit die Schrifterkennung die PDF-Datei öffnen kann. Das Passwort (z. B. A1b2) muss wie folgt eingetragen werden: %passwort%A1b2%/passwort%


In einer gleichnamigen TXT- oder XML-Datei könnte z. B. folgende Inhalt stehen:

%START% %A% %JA-1% %JA-O% %passwort%10787%/passwort% RECHNUNG 4711 TONI %ENDE%

oder

%START% %A% %JA-1% RECHNUNG 4711 TONI %ENDE%



Hinweis:

Der BvLArchivio Inputbereich wird automatisch geschlossen, sobald sich mehr als 48.000 Dateien darin befinden. Ist die Zahl auf unter 36.000 abgearbeitet, wird der Inputbereich wieder geöffnet. Jeder Einlieferungsvorgang bekommt immer automatisch eine eigene Zeitstempel-Datei.