Folgende Möglichkeit steht zur Verfügung, wenn Dokumente oder Dateien direkt im eingebuchten Archiv archiviert werden sollen:


Arbeitsplatz 


1. Buchen Sie sich in dem gewünschten Archiv ein. Klicken Sie auf den Button "Archivieren"




2. Wählen Sie die zu archivierende Datei aus, indem Sie auf den Button "Datei auswählen" klicken. 


3. Bestimmen Sie bei PDF/TIF/TIFF Dateien, ob die Schrifterkennung (OCR) erfolgen soll und die Inhalte als Suchbegriffe in der Datenbank gespeichert werden sollen.


4. Tragen Sie im Textfenster Ihre Suchbegriffe, Ordnernamen, Kategorien, usw. ein, nach denen die Datei archiviert und auch wiedergefunden werden soll. 


5. Wenn eine PDF-Datei durch ein Passwort geschützt ist, müssen Sie im Textfeld das Passwort mit eintragen, damit die Schrifterkennung die PDF-Datei öffnen kann. Das Passwort (z. B. 10787) muss wie folgt eingetragen werden: passwort%10787%/passwort%.


6. Klicken Sie anschließend auf "SPEICHERN". 


7. Dateien, die größer als 16 MByte sind, können hier nicht über den http-Upload archiviert werden.





Hinweis:


Um unbefugtes Archivieren über die Arbeitsoberfläche von BvLArchivio® zu verhindern, kann ein Schlüsselwort festgelegt werden, das nur befugte Mitarbeiter kennen. Dieses Schlüsselwort muss dann bei der Eingabe der Suchbegriffe im Textfeld mit eingetragen werden. Fehlt das Schlüsselwort, wird die Archivierung verweigert. Das Schlüsselwort legen Sie im Administrationsbereich (siehe Archivierungen mit Passwort - Schlüsselwort für HTTP-Archivierung) fest. 


Um unbefugtes Archivieren mit Metadateien auch zu verhindern, kann auch hier ein Schlüsselwort festgelegt werden, das nur befugte Mitarbeiter kennen. Dieses Schlüsselwort muss dann in den Metadateien bei den Suchbegriffen mit eingetragen werden. Fehlt das Schlüsselwort, werden die Datei und die Metadatei im Fehlerarchiv gespeichert.  Das Schlüsselwort legen Sie im Administrationsbereich (siehe Archivierungen mit Passwort - Schlüsselwort für HTTP-Archivierung) fest.