1. Wenn zu archivierende PDF-Dateien mit Metadateien an den BvLArchivio-Server übertragen werden sollen, müssen Sie die Netzwerkverbindung (siehe hier) zum BvLArchivio hergestellt haben.


2. BvLArchivio bietet anderen Anwendungen bzw. Softwareherstellern den einfachen Direktimport an. 


3. Wichtig ist, dass die TXT-Datei oder XML-Datei (Metadatei) als Letztes kopiert wird. 


4. Kopieren Sie keine Ordner, diese werden nicht verarbeitet! 


5. Sonderzeichen in Dateinamen sind unzulässig. 


6. In welcher Abteilung und nach welchen Suchbegriffen die zu archivierende Datei wiedergefunden werden soll, übermitteln Sie mit der von Ihnen erstellten gleichnamigen TXT- oder XML-Datei. In der gleichnamigen TXT- oder XML-Datei müssen die Steuerzeichen und Suchbegriffe jeweils immer mit einem Leerzeichen dazwischen aufgeführt sein. Eine Textdatei muss im ANSI-Code gespeichert sein. 


7. In einer TXT- oder XML-Datei könnte z. B. folgende Zeile stehen:


Beispiel für eine PDF-Datei und ihre dazugehörige Metadatei (.TXT oder .XML):


RECHNUNG.PDF --> Kopieren Sie die PDF-Datei in den Ordner von BvLArchivio --> sieheDateien mit Metadatein

RECHNUNG.TXT --> Kopieren Sie die gleichnamige Textdatei in den Ordner von BvLArchivio --> siehe Dateien mit Metadatein. Die TXT-Datei enthält die Steuerbefehle und Suchbegriffe.


Beispiel Inhalt einer Textdatei:

%START% %A% RECHNUNG 4711 TONI %ENDE%



8. Sonderbefehle für PDF-Dateien

Wenn Sie eine PDF-Datei hochladen, können Sie in der Textdatei oder XML-Datei folgende Anweisungen mitliefern:


%JA-1%

Die PDF-Datei wird der OCR und Barcode-Erkennung zugeführt, alle Begriffe und Zahlen der ersten Seite werden im Archiv als Suchbegriffe

zusätzlich zu den eingelieferten Suchbegriffen aus der Textdatei gespeichert.


%JA-A%

Die PDF-Datei wird der OCR und Barcode-Erkennung zugeführt, alle Begriffe und Zahlen aus allen Seiten werden im Archiv als Suchbegriffe

zusätzlich zu den eingelieferten Suchbegriffen aus der Textdatei gespeichert.


%JA-O% (nur in Verbindung mit %JA-1% oder %JA-A%)

Dieser Befehl bewirkt, dass die von Ihnen eingelieferte PDF-Datei im Ursprungsformat in BvLArchivio® gespeichert wird und nicht die von

BvLArchivio® produzierte PDF/A-Datei (empfohlen bei Signaturen, Zertifikaten, Formularen usw.). Bleibt dieser Befehl weg, wird automatisch

die von BvLArchivio® produzierte PDF/A-Datei im Archiv gespeichert.


9. Wenn die PDF-Datei durch ein Passwort geschützt ist, müssen Sie in der Textdatei oder XML-Datei das Passwort mit eintragen, damit die

Schrifterkennung die PDF-Datei öffnen kann. Das Passwort (z. B. Enkel) muss wie folgt eingetragen werden:

%passwort%Enkel%/passwort%


In einer gleichnamigen TXT- oder XML-Datei könnte z. B. folgende Zeile stehen:


%START% %A% %JA-1% %JA-O% %passwort%Enkel%/passwort% RECHNUNG 4711 TONI %ENDE%

oder

%START% %A% %JA-1% RECHNUNG 4711 TONI %ENDE%



Hinweis:

Speichern / Übertragen Sie immer erst die zu archivierende Datei und danach erst die Textdatei oder XML-Datei auf dem BvLArchivio®-Server!




HIER FINDEN SIE DIVERSE BEISPIELE:

Laden Sie Dateien entsprechend der hier gezeigten Reihenfolge auf den BvLArchivio-Server hoch.


Bild001.jpg

Bild001.txt Inhalt der Bild001.txt:%START% %A% Bild Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss %ENDE%

Das Bild wird mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert.



Bild001.jpg

Bild001.doc

Bild001.txt Inhalt der Bild001.txt: %START% %A% Bild Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss Beschreibung %ENDE%

Das Bild und die Office-Datei werden mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert.


Projekt.xls

Projekt.doc

Projekt.pdf

Projekt.jpg

Projekt.txt Inhalt der Projekt.txt: %START% %A% Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss Kalkulation Beschreibung Vertrag Bild %ENDE%

Die Office-Dateien, die PDF-Datei und das Bild werden mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert.


Projekt.xls

Projekt.doc

Projekt.pdf

Projekt.jpg

Projekt.txt Inhalt der Projekt.txt: %START% %A% %JA-1% Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss Kalkulation Beschreibung Vertrag Bild %ENDE%

Die Office-Dateien und das Bild werden mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert. Die PDF-Datei wird mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei und den aus der ersten PDF-Seite ausgelesenen Begriffen gespeichert.


Projekt.xls

Projekt.doc

Projekt.pdf

Projekt.jpg

Projekt.txt Inhalt der Projekt.txt: %START% %A% %JA-1% %JA-O% Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss Kalkulation Beschreibung Vertrag Bild %ENDE%

Die Office-Dateien und das Bild werden mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert. Die PDF-Datei wird mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei und den aus der ersten PDF-Seite ausgelesenen Begriffen gespeichert. Die PDF-Datei bleibt im Ursprungsformat erhalten, da Sie den Steuerbefehl %JA-O% in der Textdatei mitgeliefert haben.