E-Mail-Metadaten und Suchfunktionen
Die von Ihnen optional mitgegebenen Registratur- und Ablagemerkmale verändern nicht die eigentliche E-Mail. Sie werden in der Suchdatenbank gespeichert und stehen als zusätzliche Abfrage zur Verfügung. Die automatisch erzeugten Registratur- und Ablagemerkmale enthalten sämtliche Merkmale der E-Mail selbst, nach denen Sie auch suchen können. Dazu gehören die E-Mail-Adressen der Absender und Empfänger, Datum, Uhrzeit und Betreff, aber auch der komplette Inhalt der E-Mail selbst.
E-Mail-Anlagen und langfristiger Zugriff
Zusätzlich werden PDF-Anlagen von der in BvLArchivio eingebauten Schrifterkennung ausgelesen und anschließend zusätzlich als eigenständige Datei in BvLArchivio gespeichert. Die Anlagen stehen also unabhängig von der E-Mail zur Verfügung. Mit dieser Option können Sie später auch nach den Inhalten einer E-Mail-Anlage im Archiv suchen, ohne Kenntnis zu haben, mit welcher E-Mail Ihnen diese Anlage zugegangen ist.
Darüber hinaus sind solche E-Mail-Anlagen eigenständig aufrufbar, man benötigt später keinen E-Mail-Client. Nach Jahren könnten Sie so auf E-Mails zugreifen, unabhängig vom damaligen eigentlichen Empfänger. Sie könnten nach Jahren noch auf diese E-Mail antworten, sie weiterleiten oder nur einsehen. Mit BvLArchivio haben Sie die Sicherheit, dass Ihre E-Mails weder manipuliert werden noch in der Menge der E-Mails verloren gehen.
