Schnelle Suche mit integrierter Datenbank
In BvLArchivio ist eine Datenbank installiert, die das Auffinden einzelner oder mehrerer Dokumente oder Dateien in Sekunden ermöglicht. Eine dynamische und übergreifende Abfrage ist jederzeit möglich. Mit jedem beliebigen Browser kann auf das System zugegriffen werden. Nachdem die Zugangsdaten erfolgreich eingegeben worden sind, können Sie nach Dokumenten und Dateien suchen und diese mit einem Klick abfragen.
BvLArchivio antwortet innerhalb von Sekunden mit einer Liste aller Dokumente und Dateien, die Ihrer Anfrage entspricht. Diese Ergebnisliste ist chronologisch sortiert, die jüngsten Archivierungen stehen oben, je weiter Sie nach unten scrollen, desto älter werden die Dokumente und Dateien. In der Ergebnisliste wird jeweils ein Vorschaubild zu einem Dokument angezeigt.
Schrifterkennung für fehlerfreie Ergebnisse
Die Ablage erfolgt über die Schrifterkennung. In BvLArchivio ist eine Schrifterkennungssoftware installiert. Diese OCR (Schrifterkennung, Optical Character Recognition oder auch optische Zeichenerkennung genannt) in der neuesten Version sorgt für eine Arbeitserleichterung in Ihrem Büro.
Sobald Ihre gescannten Papierdokumente in BvLArchivio übertragen wurden, liest die automatische Schrifterkennung alle Seiten aus dem Dokument aus. Sämtliche Begriffe und Zahlen aus dem Dokument werden dann in der BvLArchivio-Datenbank gespeichert. Diese Datenbank speichert für jedes archivierte Dokument den Ablageort und den kompletten Inhalt aus dem gescannten Dokument.
Sobald Sie später im Archiv nach einem Dokument suchen möchten, beantwortet die Datenbank innerhalb von Sekunden Ihre Anfrage und stellt das Dokument zur Verfügung. Die in BvLArchivio eingebaute Texterkennung umfasst inzwischen mehr als eine normale OCR. Zusätzlich werden Methoden der Kontextanalyse, Intelligent Character Recognition (ICR), hinzugezogen, mit denen die eigentlichen OCR-Ergebnisse korrigiert werden können. So kann ein Zeichen, das eigentlich als „8“ erkannt wurde, zu einem „B“ korrigiert werden, wenn es innerhalb eines Wortes steht. Statt „8aum“ wird also „Baum“ erkannt. Diese zusätzlichen Methoden sind Bestandteil von BvLArchivio und sorgen für eine fehlerfreie Erkennung.
Eigene Ablagestrukturen nutzen
Wenn Sie sich nicht nur auf die Inhalte der Dokumente verlassen wollen, können Sie auch eigene Registratur- und Ablagemerkmale mitgeben. Die von Ihnen heute in Ihrem Papierarchiv verwendeten Archiv- und Ablagebeschriftungen bei Ordnern, Schränken oder Hängeregistraturen können komplett übernommen werden und somit in BvLArchivio 1 : 1 abgebildet werden.
Ziel muss es bleiben, auch bei der Verwendung eigener Archiv- und Ablagebeschriftungen den automatischen Archivierungsvorgang von BvLArchivio nutzen zu können. Dafür stellt BvLArchivio verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können mit Befehlsblättern arbeiten, Stempeln, eigenen Aufdrucken, Etiketten, Barcodes oder auch Metadaten vom Scanner. Die zeitaufwendige Nacharbeit am Arbeitsplatz nach dem Scanvorgang entfällt mit diesen Möglichkeiten.