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Nach der Installation können Dateien und Dokumente mit der
rechten Maustaste direkt in BvLArchivio archiviert werden!

Nach der Installation können Sie eine oder alle E-Mails aus ausgewählten Ordnern mit einem Klick in BvLArchivio archivieren! Dabei werden die E-Mails im Originalformat (MSG) mit allen Anlagen archiviert. Bestimmte Anlagen der E-Mails (PDF, Word und Excel) können auf Wunsch zusätzlich außerhalb der E-Mail-Datei separat in BvLArchivio gespeichert werden. Unsere Anwenderbeispiele als PDF-Datei.

Per E-Mail empfangene PDF-Dateien (Rechnungen, Dokumente oder gescannte Unterlagen) können zunächst herkömmlich gelesen und geprüft werden. Mit dem Plug-in startet ein Benutzer den Prüfprozess, der es ermöglicht, die empfangene E-Mail mit allen Anlagen und dem Genehmigungsprotokoll an einen weiteren Empfänger weiterzuleiten, der wiederum eine Prüfung vornimmt und sie weiterleitet oder den Vorgang in BvLArchivio archiviert. Alle Genehmigungen und Kommentare sind für alle beteiligten Empfänger sichtbar. Unsere
Anwenderbeispiele als PDF-Datei.

Das Programm ist ein PDF-Editor, der wichtige Funktionen für einen Arbeitsablauf zur Verfügung stellt.

- Funktion zum Anzeigen und Prüfen von PDF-Dateien
- Einfügen von Stempel, Barcodes, Bemerkungen, Unterschriften
- Seiten hinzufügen, entfernen
- und vieles mehr

HOTFOLDER MASSENARCHIVIERUNG:
Mit dem kostenlosen Programm können Sie mehrere Dateien gleichzeitig automatisch an BvLArchivio übergeben. Kopieren Sie dabei Ihren Ordner mit den Dateien (auch mit Unterordnern möglich) in das Arbeitsverzeichnis und starten Sie das Programm. Dabei werden für jede einzelne Datei Metadaten erzeugt. Diese Metadaten bilden die Ordnerstruktur und Dateinamensgebung einer Datei ab. Jede Datei erhält eine Metadatei mit diesen Angaben. Der Inhalt der Metadatei wird von BvLArchivio ausgelesen. Sie finden also Ihre Daten in BvLArchivio genauso wieder, wie Sie diese in Ihrer jetzigen Ordnerstruktur organisiert und abgelegt haben. Sie können jede Datei übertragen. Bei PDF-Dateien können Sie zusätzlich bestimmen, ob diese der OCR übergeben werden sollen. Damit können Sie anschließend im Archiv nach dem gesamten Inhalt auch suchen. Auch können Sie für alle Dateien feste Suchbegriffe mitgeben, die sich nicht aus den Ordner- oder Dateinamen ergeben. Das Programm überträgt alle Dateien auf den BvLArchivio Server und erstellt dabei ausführliche Protokolle, welche Dateien erfolgreich archiviert wurden und welche evtl. nicht archiviert werden konnten. Auch wird eine Abfrageliste automatisch erstellt, sodass Sie anschließend vom BvLArchivio Server eine Massenkontrolle durchführen lassen können, die prüft, ob tatsächlich jede Datei einwandfrei archiviert wurde.

DIGITALER ALTBESTAND:
Es soll mit keiner großen Mühe verbunden sein, seinen bereits in einem Dateisystem vorhandenen digitalen Altbestand an BvLArchivio zu übergeben. Mit dem kostenlosen Programm können Sie ganze Ordner inkl. Unterordnern vom Programm auslesen lassen. Dabei werden für jede einzelne Datei Metadaten erzeugt. Diese Metadaten bilden die Ordnerstruktur und Dateinamensgebung ab, in der sich eine Datei befindet. Sie finden also Ihre Daten genauso wieder, wie Sie diese in Ihrer jetzigen Ordnerstruktur organisiert und abgelegt haben. Sie können jede Datei übertragen. Bei PDF-Dateien können Sie zusätzlich bestimmen, ob diese der OCR übergeben werden sollen. Damit können Sie anschließend im Archiv nach dem gesamten Inhalt auch suchen. Auch können Sie für alle Dateien feste Suchbegriffe mitgeben, die sich nicht aus den Ordner- oder Dateinamen ergeben. Die Übertragung auf den BvLArchivio Server nehmen Sie anschließend zu einem geeigneten Zeitpunkt vor. Damit soll verhindert werden, dass große Mengen Altbestand den Tagesbetrieb stören. Die Übertragung der Dateien findet in Form eines einfachen Kopierens statt. Vom Programm wird neben den Metadaten auch eine Abfrageliste automatisch erstellt, sodass Sie anschließend vom BvLArchivio Server eine Massenkontrolle durchführen lassen können, die prüft, ob tatsächlich jede Datei einwandfrei archiviert wurde.

FESTPLATTENWECHSEL:
Überwachen Sie mit dem kostenlosen Programm den regelmäßigen Festplattenwechsel. Sie erhalten automatisch eine E-Mail, wenn der Wechsel der Backup-Festplatten nicht erfolgt ist. Installieren Sie sich das kostenlose Softwaretool an einem beliebigen Rechner und überwachen Sie BvLArchivio (Voraussetzung: BvLArchivio-Serverversion ab 12-2019 vorhanden). Wenn Sie keine Festplatten wechseln möchten, trotzdem eine hohe Datensicherheit wünschen, können Sie auch mit einem zusätzlichen kostenpflichtigen Backupserver arbeiten. Dabei werden sämtliche Daten vom Hauptserver sofort auf den Backupserver übertragen. Ihre Daten wären dann 6-fach redundant auf zwei verschiedenen Servern, die in zwei unterschiedlichen Standorten im Firmennetzwerk stehen können.

Die APP ist kostenlos und kann ausschließlich über den App Store von Apple bezogen werden.

Die APP ist kostenlos und kann ausschließlich über den App Store von Apple bezogen werden.

Die APP ist kostenlos und kann ausschließlich über den Google Play Store bezogen werden.

Mit unserem Handbuch erhalten Sie wissenswerte Workflow-Hilfen und Bedienungstipps.

Mit unserem Handbuch erhalten Sie wissenswerte Workflow-Hilfen und Bedienungstipps.

Wir stellen Ihnen hier drei Routineaufgaben zusätzlich zur APP für macOS® kostenlos zur Verfügung.
Archivieren aus Finder, Drucken ins Archiv und eine oder mehrere E-Mails archivieren.

Testen Sie die APP für macOS® mit unseren kostenlosen Testserver. Hier können Sie sich die Einstellungen zum Testserver herunterladen und mit einem Klick die Zugangsdaten einrichten.
ACHTUNG: Ihre bisherigen Einstellungen in der APP werden mit dieser Datei (.pref) überschrieben.

Drucken Sie aus jeder Anwendung unter Windows direkt ins Archiv.

Die BvLArchivio-Musterverfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung
von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege, gemeinsam erarbeitet durch die Bundessteuerberaterkammer und dem deutschen Steuerberaterverband, ist für Sie vollständig angepasst und steht als Worddatei Ihnen hier zur Verfügung.

BvLArchivio wurde durch die angesehene und international tätige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG geprüft. Die Bescheinigung der KPMG bestätigt, dass BvLArchivio eine den deutschen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechende Speicherung und Abfrage von elektronischen Dokumenten ermöglicht.

Was genau besagt das Zertifikat „IDW PS 880“?

Das Zertifikat IDW PS 880 bescheinigt dem Hersteller, dass er sich mit seinem Produkt einer unabhängigen Prüfung unterzogen hat, in der festgestellt werden konnte, dass das Produkt den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Unter Heranziehung der System- und Anwenderdokumentation werden bei Archivierungslösungen die Verarbeitungsfunktionen und Verarbeitungsregeln sowie auch Sicherheitsaspekte wie etwa der Zugriffsschutz und die Datensicherheit eingehend untersucht. Grundlage hierfür ist eine Testfallmethode auf Grundlage vorhandener Testfälle des Herstellers sowie eigener Testfälle des Prüfungsinstitutes. Insgesamt müssen die Testfälle die wesentlichen, in der Dokumentation beschriebenen Funktionen abdecken und die für die Arbeitsaufgabe repräsentativen Kombinationen von Funktionen berücksichtigen. Ein weiterer Schwerpunkt ist auch die Prüfung derjenigen Eigenschaften, die die Nicht-Überschreibbarkeit und Nicht-Löschbarkeit archivierter Daten sicherstellen.

Der Prüfbericht dokumentiert als Zertifikat „IDW PS 880“ schließlich die Einhaltung aller
relevanten Vorschriften für jeden ersichtlich nach außen. BvLArchivio® erfüllt unter anderem folgende Anforderungen und entspricht daher in jeder Hinsicht den steuer- und wirtschaftsrechtlichen Auflagen:

1. die gesetzlichen Vorschriften des Handels- und Steuerrechts (§§ 238 ff. HGB
sowie§§ 140 - 148 AO)
2. die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
3. das Schreiben des Bundesfinanzministers (BMF) vom 7. November 1995 zu den
„Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS)
4. das BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 (erneuert am 28.11.2019) zu den „Grundsätzen zum Datenzugriff und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU)
5. die Stellungnahme zur Rechnungslegung des Fachausschusses für Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW)
„Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie“
(IDW RS FAIT 1)
6. die IDW-Stellungnahme zur Rechnungslegung des FAIT „Grundsätze ordnungsmäßiger
Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren“ (IDW RS FAIT 3)
7. den IDW-Prüfungsstandard „Abschlussprüfung bei Einsatz von
Informations- technologie“ (IDW PS 330)

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt. Das BMF-Schreiben fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung praxisgerecht zusammen und sorgt für
 wichtige Rechtsklarheit. Das Schreiben des Bundesministerium der Finanzen vom 28. November 2019 können Sie sich hier herunterladen.