ARCHIVO SISTEMÁTICO DE E-MAILS

Instale nuestro plugin gratuito. A continuación podrá guardar con un clic uno o varios e-mails con todos los anexos en BvLArchivio, archivándolos así de conformidad con la normativa legal.

Archivar un e-mail individual

Usted desea archivar de forma sistemática un e-mail individual o múltiples e-mails. Sistemático significa, que usted asigna o incluye un e-mail en un proceso existente en el archivo digital. Así por ejemplo, si usted confirma a un cliente por e-mail que puede aplicar en su factura un descuento, después de 60 días, puede hacer con un clic, que también se muestre su e-mail cada vez que se acceda a esta factura en el archivo. De este modo, los empleados pueden ver que existen otros documentos o procesos que acompañan a la factura original. En BvLArchivio siempre se guardan cronológicamente todas las operaciones de archivo para un proceso común. Si recibe, por ejemplo, una factura por e-mail, puede archivarla con un clic. En cualquier e-mail recibido o enviado puede hacer clic en el BvLArchivio E-Mail-Single-Plug-in. En la ventana de archivo emergente, seleccione la sala de archivo e indique, si así lo desea, sus características de registro y archivo (palabras clave). Las palabras clave no modifican el e-mail. Se guardan en la base de datos de búsqueda y están disponibles más adelante para encontrar los documentos coincidentes en el archivo. Las palabras clave generadas automáticamente por el plugin en el campo superior contienen todas las características del propio e-mail que podrá buscar más adelante en el archivo. Por ejemplo, las direcciones de e-mail de los remitentes y destinatarios, fecha, hora y asunto, pero también el contenido completo del e-mail. También puede especificar si desea aplicar el reconocimiento de texto integrado en BvLArchivio a los anexos disponibles (PDF, Word, Excel), extrayendo así el contenido de los mismos que se guardará en un fichero propio adicional en BvLArchivio. Esta opción también le permite buscar más adelante contenidos de un anexo de e-mail, sin tener que saber a qué e-mail pertenece. Además puede consultar estos anexos de e-mails independientemente, no necesita ningún programa de correo electrónico para ello. Como ya hemos indicado, con esta opción los anexos se guardan en el archivo como ficheros independientes, el e-mail se archiva en formato original y contiene todos los anexos. Cuando un usuario consulta un e-mail en el archivo, siempre abre el original. De este modo, al cabo de años puede acceder a e-mails, independientemente del destinatario original. Incluso al cabo de años puede responder a este e-mail, reenviarlo o simplemente leerlo. BvLArchivio le ofrece la seguridad de que sus e-mails no serán manipulados y tampoco se extraviarán entre el mar de e-mails. Después de archivar un e-mail se incluye un distintivo de color, que le indica que el e-mail ha sido archivado por usted.

Archivar múltiples e-mails

Usted quiere archivar varios e-mails sistemáticamente en un solo proceso. Sistemático significa, que usted puede asignar o incluir un e-mail en un proceso existente en el archivo digital. En BvLArchivio siempre se guardan cronológicamente todas las operaciones de archivo. Haga clic en el E-Mail-Multi-Plug-in de BvLArchivio. En la ventana de archivo emergente, seleccione el buzón de correo o la carpeta que desea archivar. Se archivan todos los e-mails del buzón de correo o de la carpeta. Si repite esta operación para este buzón de correo o esta carpeta, no se archivarán de nuevo los e-mails ya archivados. Solo se archivarán los e-mails nuevos de este buzón de correo o de esta carpeta. Seleccione la sala de archivo y escriba sus palabras clave. Las palabras clave no modifican los e-mails. Las palabras clave indicadas se guardan en la base de datos de búsqueda y pueden usarse más adelante para localizar el fichero en el archivo. Las palabras clave generadas automáticamente por el plugin en el campo superior para cada e-mail contienen todas las características de los e-mails que podrá usar más adelante para buscar en el archivo. Por ejemplo, las direcciones de e-mail de los remitentes y destinatarios, fecha, hora y asunto, pero también el contenido completo del e-mail También puede especificar si desea aplicar el reconocimiento de texto integrado en BvLArchivio a los anexos disponibles (PDF, Word, Excel), extrayendo así el contenido de los mismos que se guardará en un fichero propio adicional en BvLArchivio. Esta opción también le permite buscar más adelante contenidos de un anexo de e-mail, sin tener que saber a qué e-mail pertenece. Además puede consultar estos anexos de e-mails independientemente, no necesita ningún cliente de correo electrónico para ello. Como ya hemos indicado, con esta opción los anexos se guardan en el archivo como ficheros independientes, los e-mails se archivan en el formato original y siempre contienen todos los anexos. Cuando un usuario consulta un e-mail en el archivo, siempre abre el original. De este modo, al cabo de años puede acceder a e-mails, independientemente del destinatario original. Incluso después de años puede responder a e-mails, reenviarlos o simplemente leerlos. BvLArchivio le ofrece la seguridad de que sus e-mails no serán manipulados y tampoco se extraviarán entre el mar de e-mails. Una vez que usted ha archivado el buzón de correo o la carpeta, todos los e-mails obtienen una marca de color que indica que ya han sido archivados por usted. Si repite esta operación para este buzón de correo o esta carpeta, no se archivarán de nuevo los e-mails ya archivados. Solo se archivarán los e-mails nuevos de este buzón de correo o de esta carpeta.

Consulta sistemática de e-mails del archivo

Una de las ventajas del sistema BvLArchivio es que permite consultar en cuestión de segundos uno o varios e-mails relativos a una temática específica. Por supuesto, también puede buscar documentos por direcciones de e-mail o textos, como lo hace normalmente en su programa de correo electrónico. Pero BvLArchivio le ofrece muchas más posibilidades: Puede acceder a cualquier e-mail del archivo, independientemente de quién lo haya recibido o archivado. Esto le permite muchas más posibilidades de consulta, por ejemplo, puede consultar el intercambio de e-mails entre dos personas. Para ello, escriba las dos direcciones de e-mail en el recuadro de búsqueda. Si lo desea, puede especificar aún más la consulta, indicando además un tema. Así por ejemplo, puede buscar e-mails intercambiados entre la dirección de correo A y la dirección de correo B, que incluyan además en el encabezado o en el propio e-mail, o incluso en los anexos (Word, Excel o PDF) p. ej. la temática «Formación de empleados». Por supuesto, también puede buscar solamente e-mails relacionados con una temática, sin especificar las direcciones de correo. Se muestran todos los e-mails relacionados con la temática, independientemente de si había alguna referencia a la misma en el e-mail o en los anexos. Al hacer clic en la línea de la lista de resultados, el e-mail se descarga del archivo a su ordenador. El e-mail se abre en su programa de correo electrónico y usted puede responder, reenviarlo, imprimirlo o ver los anexos originales, o guardarlo en su ordenador. El e-mail original permanece en el archivo sin cambios y a prueba de manipulación. Varios usuarios pueden consultar y ver al mismo tiempo e-mails idénticos.

Contacto

Atenderemos todas sus consultas, peticiones o problemas en nuestra línea directa. 00800-285 22 555 (Llama gratis al) o 659 659 281

Usted todavía no es cliente: Llámenos y concertaremos una cita gratuita y sin compromiso para mostrarle el sistema. O pruebe gratuitamente y sin compromiso nuestro sistema DMS, envíenos un e-mail a Office@BvL.com.

Estamos a su disposición de lunes a viernes, de 9:00 a 17:00.

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  • C/ dels Tellinaires 29
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