La solución completa para su empresa

Con BvLArchivio se ahorrará costosas instalaciones. El hardware y el software están ya completamente instalados. Solo tiene que enchufarlo y conectar el cable de red. Puede guardar toda la información de su empresa, como p. ej. facturas electrónicas, documentos escaneados, e-mails con sus anexos, o cualquier tipo de formato, de forma centralizada y codificada a prueba de manipulación, y protegida por contraseña, desde un ordenador o una aplicación móvil. Los documentos y archivos de otros sistemas también pueden transferirse automáticamente.

Un sistema completo para empresas

BvLArchivio es un sistema completo para empresas, autónomos y organizaciones, que buscan la máxima disponibilidad y seguridad, y que ante todo no desean dedicar grandes esfuerzos informáticos para ello. El servidor de archivos BvLArchivio se encuentra en sus oficinas. Solo usted tiene acceso a los datos. Existen dos versiones de BvLArchivio, una elegante versión Box para su estantería, o una variante Rack para su sala de servidores. Solo tiene que enchufarlo y conectar el cable de red. El volumen de suministro contiene el módulo de hardware (Box o Rack) con los cuatro discos duros, que proporcionan una redundancia de sus datos. De este modo, sus datos siempre se vuelcan varias veces en distintos discos duros. Todo el software se encuentra preinstalado en el módulo de hardware y puede usarse inmediatamente. También puede descargarse diversos programas totalmente gratuitos, que le facilitarán el trabajo de oficina, como p. ej. el E-Mail-Plug-in, el Explorer-Plug-in o la aplicación móvil para archivar y buscar desde el smartphone. BvLArchivio se suministra listo para usar.

Requerimientos para la conservación

Como BvLArchivio está certificado por PS880, cumple todos los requisitos fiscales y mercantiles según los principios para la conservación y el almacenamiento adecuados y RGPD. También se cumplen las exigencias para conservar informes periciales, contratos y cualquier tipo de aseguramiento de pruebas. BvLArchivio impide la manipulación de datos o modificación de documentos y ficheros de cualquier tipo. BvLArchivio ha sido auditado por la prestigiosa auditoría internacional KPMG. Puede consultar en la página de Internet de KPMG la certificación original de KPMG, que acredita que BvLArchivio cumple los principios para la correcta contabilización y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos (principios para la conservación y el almacenamiento adecuados).

Estos principios se coordinan en cooperación entre las administraciones fiscales federales y estatales, las asociaciones comerciales y los profesionales de asesoría fiscal. El dictamen del BMF (Ministerio Fiscal Federal de Alemania) resume los requisitos de las autoridades fiscales para la contabilidad asistida informáticamente y orientada a la práctica, y proporciona una importante transparencia jurídica.

En el dictamen del BMF, la administración fiscal pública también sus consideraciones sobre la documentación de procedimientos , que debe presentarse en el marco de las auditorías fiscales. Para ello le ofrecemos una documentación de un procedimiento modelo adaptado a BvLArchivio, que únicamente deberá completar con sus datos. Puede descargarse aquí en formato Word la documentación de un procedimiento modelo.

El módulo de hardware

El modelo de hardware (Box o Rack) tiene una garantía de 24 meses. En caso de defecto dentro del periodo de garantía, tiene derecho a una sustitución gratuita in situ. Después del periodo de garantía, nuestro servicio de reparación está a su disposición. Además, nuestra línea directa gratuita atiende todas sus consultas relacionadas con BvLArchivio. Nuestro soporte técnico gratuito también le asiste ante cualquier fallo técnico.

La capacidad del archivo

La capacidad de almacenamiento solo depende del tamaño de los discos duros empleados. En la actualidad, puede usar discos duros de hasta 18 TB, lo que supone una capacidad para unas 500.000 carpetas. Pero no solo puede archivar documentos escaneados – cualquier formato de archivo puede guardarse y archivarse en el archivo digital, bien sean ficheros de Office, e-mails, ficheros PDF, vídeos o imágenes. Todo es posible.

Disponibilidad y seguridad de los datos

¿Quién quiere guardar sus valiosos datos de empresa en servidores externos (proveedores de servicios en la nube)? BvLArchivio está diseñado para ofrecerle a usted, y solo a usted, la máxima disponibilidad y seguridad de datos. El sistema de seguridad preinstalado en BvLArchivio garantiza la seguridad y protección de sus datos de empresa. Todos los datos se guardan automáticamente en diferentes discos duros. Esta copia automática de datos en diferentes discos duros forma parte del sistema BvLArchivio. De este modo estará protegido si un disco duro fallase. El volumen de suministro incluye cuatro discos duros, para que sus datos estén protegidos por partida cuádruple, es decir, volcados en cuatro discos duros idénticos. Si un disco duro se avería, BvLArchivio se lo indica y solamente tiene que sustituir el disco duro defectuoso por uno nuevo. Solo tiene que introducir el disco duro nuevo en el módulo de hardware. El sistema se encarga automáticamente de transferir inmediatamente todos sus datos al nuevo disco duro. Uno o varios discos duros con todos los datos pueden guardarse en otro lugar seguro. En el caso de que, p. ej. el módulo de hardware resulte completamente destruido junto con los discos duros por un rayo, fuego o agua, podrá usar de nuevo su BvLArchivio y todos sus datos con el disco duro guardado aparte y un nuevo módulo de hardware con nuevos discos duros. En tal caso, sus datos no se perderán.

Sistema de seguridad integrado

El sistema de seguridad integrado en BvLArchivio protege sus datos. La encriptación automática (2.048 bits) de todos sus discos duros impide que sus datos puedan ser manipulados o leídos fuera del sistema o copiados sin permiso. Para garantizar una prueba de validez jurídica, para cada fichero se determina y almacena el valor hash. Esto permite probar con validez jurídica ante un tribunal que el fichero archivado no ha sido modificado desde la fecha de archivo. El valor hash SHA-1 usado está considerado absolutamente fiable y a prueba de manipulación. En caso de extraviarse un disco duro, los datos no podrán ser leídos ni copiados a otros sistemas. Cada módulo de hardware (Box o Rack) posee su propia encriptación. Si en un futuro se sustituye o renueva el módulo de hardware, su encriptación se instalará en el nuevo módulo de hardware.

Listo para usar en entornos de oficina

BvLArchivio puede usarse inmediatamente en cualquier entorno de oficina, independientemente del número de puestos de trabajo. BvLArchivio puede usarse en todos los entornos de red, ya sea Windows, Apple o Linux. Para la digitalización de documentos impresos pueden usarse equipos multifunción o escáneres de todos los fabricantes. La App BvLArchivio le permite archivar o consultar datos desde fuera de la empresa. Existen diversas herramientas de software disponibles, ya sea para el workflow de facturas entrantes, archivo rápido de ficheros o también el archivo de e-mails individuales o múltiples.

Las salas de archivo

Sin laboriosas instalaciones y configuraciones. Con BvLArchivio no tendrá que afrontar complicadas tareas informáticas de administración, gracias a los espacios de archivo preinstalados. El módulo de hardware (Box o Rack) dispone de cinco espacios de archivo preinstalados. Todas las salas de archivo pueden renombrarse, para definir claramente la naturaleza de los documentos archivados en una sala. El tamaño de las salas es dinámico, es decir, el espacio de almacenamiento de los discos duros se adapta automáticamente a los datos archivados. Cada sala de archivo tiene su propio control de acceso. Puede cambiar en cualquier momento la contraseña por una de su elección. Los usuarios que conozcan la contraseña de acceso pueden acceder a una sala de archivo y descargar y consultar actas, documentos y ficheros de esta sala de archivo. Si lo desea, puede activar el control de personas para una sala. Esto le permitiría, por ejemplo, proteger el acceso a datos altamente sensibles mediante dos claves. También sería posible conceder únicamente a determinados empleados acceso a determinadas actas de dicho espacio. El acceso al resto de documentos en esta sala de archivo estaría restringido para estos empleados. Por supuesto, también sería posible activar un protocolo de acceso, para ver quién accede y cuándo a los documentos. Los empleados solo pueden consultar la información de un archivo; los documentos y los ficheros no pueden ser borrados, movidos o manipulados. El sistema de seguridad integrado en BvLArchivio protege sus datos archivados.

Contacto

Atenderemos todas sus consultas, peticiones o problemas en nuestra línea directa. 00800-285 22 555 (Llama gratis al) o 659 659 281

Usted todavía no es cliente: Llámenos y concertaremos una cita gratuita y sin compromiso para mostrarle el sistema. O pruebe gratuitamente y sin compromiso nuestro sistema DMS, envíenos un e-mail a Office@BvL.com.

Estamos a su disposición de lunes a viernes, de 9:00 a 17:00.

  • BvL Archivio SL
  • C/ dels Tellinaires 29
  • 08850 Gavà (Barcelona)
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