Die Komplettlösung für Ihr Unternehmen

Ein Komplettsystem für Firmen

BvLArchivio ist ein Komplettsystem für Firmen, Freiberufler und Einrichtungen, die 100% Datenhoheit und Sicherheit wünschen und vor allem Dingen keinen großen IT-Aufwand betreiben möchten. Der digitale Archivserver BvLArchivio steht lokal in Ihren Räumen. Einen Zugriff auf die Daten haben nur Sie. BvLArchivio gibt es in zwei Ausführungen, als stilvolle Box-Version für Ihr Regal oder als Rack-Variante für Ihren Serverraum. Strom anschließen, Netzwerkstecker rein und sofort loslegen. Im Lieferumfang enthalten ist das Hardwaremodul (Box oder Rack) inklusive der vier Datenfestplatten, die für eine Redundanz Ihrer Daten sorgen. Ihre Daten werden also immer automatisch mehrfach auf verschiedenen Festplatten gespiegelt. Die komplette Software ist bereits vollständig auf dem Hardwaremodul installiert und kann sofort genutzt werden. Zusätzlich können Sie sich diverse kostenlose Ergänzungsprogramme herunterladen, die Ihnen das Büroleben erleichtern, wie z. B. das E-Mail-Plug-in, Explorer-Plug-in oder aber die mobile App für das Archivieren und Suchen mit dem Smartphone. BvLArchivio ist nach der Lieferung sofort einsatzbereit.

Anforderungen zur Aufbewahrung

Zertifiziert nach PS880 erfüllt BvLArchivio alle steuer- und handelsrechtlichen Auflagen nach GoBD und DSGVO. Anforderungen zur Aufbewahrung von Gutachten, Verträgen und jeglichen Daten für eine Beweissicherung werden ebenfalls erfüllt. Die Datenmanipulation oder Veränderung von Dokumenten und Dateien jeder Art ist mit BvLArchivio nicht mehr möglich. BvLArchivio wurde durch die angesehene und international tätige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG geprüft. Die Original-Bescheinigung der KPMG für Ihre Unterlagen, dass BvLArchivio den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entspricht, finden Sie direkt auf der Internetseite der KPMG

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt. Das BMF-Schreiben fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung praxisgerecht zusammen und sorgt für
 wichtige Rechtsklarheit. Das BMF-Schreiben können Sie sich hier als PDF-Datei herunterladen.

In dem BMF-Schreiben veröffentlicht die Finanzverwaltung auch ihre Ansichten zum Thema Verfahrensdokumentation (Tz. 151 ff des BMF-Schreibens), die im Rahmen von Steuerprüfungen vermehrt vorgelegt werden muss. Hier bieten wir Ihnen eine auf BvLArchivio abgestimmte kostenlose Musterverfahrensdokumentation an, die Sie entsprechend nur noch mit Ihren Angaben ergänzen müssen. Die Musterverfahrensdokumentation können Sie sich hier als Word-Datei herunterladen.

Das Hardwaremodul

Auf das Hardwaremodul (Box oder Rack) haben Sie 24 Monate Garantie. Bei einem Defekt innerhalb der Garantie haben Sie Anspruch auf einen kostenlosen Vor-Ort-Austausch-Service. Nach Ablauf der Garantie steht Ihnen unser Reparaturservice zur Verfügung. Außerdem ist unsere kostenlose Hotline für Sie da und beantwortet alle Fragen rund um BvLArchivio. Unser kostenloser Support hilft Ihnen darüber hinaus bei technischen Störungen.

24 TByte Archivkapazität

Die Archivkapazität richtet sich nur nach der Größe der Festplatten, die Sie verwenden. Derzeit können Sie in der maximalen Ausbaustufe Festplatten in der Größe bis 24 TB verwenden, was einer Kapazität von ca. 750.000 Ordnern entspricht. Aber nicht nur gescannte Unterlagen können archiviert werden – jedes Dateiformat kann im digitalen Archiv abgelegt und archiviert werden, ob nun Office-Dateien, E-Mails, PDF-Dateien, Videodateien oder auch Bilddateien. Alles ist möglich.

Datenhoheit und Datenschutz

Wer möchte schon seine wertvollen Unternehmensdaten auf fremden Systemen (Cloudanbieter) speichern? BvLArchivio ist so konzipiert, dass Sie – und nur Sie – 100% Datenhoheit haben bei 100% Datenschutz und Datensicherheit. Für die Datensicherheit und den Datenschutz Ihrer Unternehmensdaten sorgt BvLArchivio mit seinem installierten Sicherheitssystem. Alle Daten werden automatisch auf mehreren Festplatten gespeichert. Diese automatische Datensicherung auf beliebig viele Festplatten ist Bestandteil von BvLArchivio. Damit können Sie wirksam einem Festplattendefekt entgegentreten. Im Lieferumfang enthalten sind insgesamt vier Datenplatten, das heißt, Ihr kompletter Datenbestand ist vierfach vorhanden, also auf vier Festplatten gespiegelt. Geht eine Festplatte kaputt, meldet BvLArchivio Ihnen das, sodass Sie nur die defekte Festplatte gegen eine neue austauschen müssen. Sie müssen lediglich die neue Festplatte ins Hardwaremodul schieben. Das System sorgt automatisch dafür, dass sofort Ihr gesamter Datenbestand von einer der anderen Datenfestplatten auf die neue Festplatte übertragen wird. Eine oder mehrere Festplatten mit dem kompletten Datenbestand können an einem anderen sicheren Ort aufbewahrt werden. Sollte nämlich z. B. das Hardwaremodul mit den Festplatten gemeinsam durch Blitzschlag, Feuer oder Wasser komplett beschädigt werden, können Sie mit der an einem anderen Ort aufbewahrten Festplatte und einem neuen Hardwaremodul inklusive neuer Festplatten jederzeit wieder Ihr BvLArchivio mit Ihrem Archivbestand nutzen. Ihre Daten gehen auch in einem solchen Fall nicht verloren.

Eingebautes Sicherheitssystem

Das in BvLArchivio eingebaute Sicherheitssystem schützt Ihre Daten. Die automatische Verschlüsselung (2.048 Bit) aller Ihrer Datenplatten sorgt dafür, dass Ihre Daten
 weder manipuliert noch außerhalb des Systems gelesen oder unerlaubt kopiert werden können. Für einen gerichtsfesten Beweis wird außerdem für jede Datei der Hashwert ermittelt und gespeichert. Damit kann vor jedem Gericht nachgewiesen werden, dass die archivierte Datei ab dem Archivierungsdatum nicht mehr verändert wurde. Der verwendete SHA-1 Hashwert gilt als uneingeschränkt vertrauenswürdig und beweissicher. Sollten Sie eine Festplatte verlieren, können die Daten weder ausgelesen noch auf andere Systeme kopiert werden. Jedes Hardwaremodul (Box oder Rack) hat seine eigene Verschlüsselung. Wird das Hardwaremodul später einmal getauscht oder erneuert, wird in Ihrem neuen Hardwaremodul Ihre Verschlüsselung hinterlegt, sodass Ihre Datenfestplatten im Hardwaremodul einwandfrei funktionieren.

In Büroumgebungen sofort einsatzfähig

BvLArchivio ist in allen Büroumgebungen sofort einsatzfähig, unabhängig davon, welche Arbeitsplätze dort vorhanden sind. Ob nun Windows, Apple oder Linux, BvLArchivio 
kann in allen Netzwerkumgebungen verwendet werden. Für die Digitalisierung von 
Papierdokumenten können Multifunktionsgeräte oder Scanner aller Hersteller eingesetzt werden. Die BvLArchivio App steht zur Verfügung, wenn von unterwegs aus archiviert oder Archivdaten abgerufen werden müssen. Diverse Softwaretools stehen zum Download bereit, sei es für den Rechnungseingangsworkflow, schnelle Dateiarchivierung oder aber die Archivierung einzelner oder mehrerer E-Mails.

Die Archivräume

Schluss mit den mühsamen Installationen und Einrichtungsarbeiten. Mit BvLArchivio haben Sie dank der bereits vorinstallierten Archivräume keine aufwendigen IT-Administrationsaufgaben zu bewältigen. Auf dem Hardwaremodul (Box oder Rack) sind bereits fünf Archivräume vorinstalliert. Jeder Archivraum kann umbenannt werden, damit klar ist, welche Art von Unterlagen in einem Raum archiviert werden. Die Größe der Räume ist dynamisch, der Speicher auf den Festplatten für Ihre archivierten Daten wird je nach Anforderung automatisch zur Verfügung gestellt. Jeder Raum hat seine eigene Zugangskontrolle.

Sie können sie jederzeit mit einem neuen Passwort Ihrer Wahl belegen. Wer das Zugangspasswort zu einem Archivraum kennt, kann eintreten und Akten, Unterlagen und Dateien aus diesem Archivraum abrufen und einsehen. Auf Wunsch können Sie die Personenkontrolle für einen Raum aktivieren. Damit wäre es z. B. möglich, den Zugang zu hochsensiblen Daten mit zwei Passwörtern abzusichern. Es wäre aber auch möglich, nur ausgesuchten Mitarbeitern Zugang zu ganz bestimmten Akten aus diesem Raum zu gewähren. Alle anderen Unterlagen in diesem Archivraum wären dem Zugriff dieser Mitarbeiter entzogen. Selbstverständlich wäre es auch möglich, ein Zugriffsprotokoll zu aktivieren, sodass Sie sehen können, wer wann welche Unterlagen abgerufen hat. Mitarbeiter
 können in einem Archiv nur Unterlagen einsehen, archivierte Dokumente, Unterlagen oder Dateien können von ihnen nicht gelöscht, verschoben oder manipuliert werden. Das in BvLArchivio eingebaute Sicherheitssystem sorgt für den Schutz Ihrer archivierten Daten.