Dokumentenworkflow

Verwalten Sie mit BvLArchivio
Dokumente, E-Mails, Aufgaben, Vorgänge oder auch Dateien jeder Art.

Den zentralen Papier-Posteingang oder E-Mails,
ob mit oder ohne Anhänge, verteilen.

Anhand von festgelegten Merkmalen können Papierdokumente oder
auch E-Mails automatisch verteilt werden.

Ob Genehmigungen, Kommentare, Stempel
oder auch Metadatenerfassung, alles ist möglich!
Und am Ende wird mit einem Klick ins revisionssichere Archiv abgelegt.

Wiedervorlagen und Nachrichten können für die Zukunft erstellt werden
und landen automatisch im Ordner des ausgewählten Users zum Zeitpunkt der Wiedervorlage.

Lesen Sie weiter oder vereinbaren Sie einen Vorführtermin.

BvLArchivio DMS

Den zentralen Posteingang elektronisch verteilen
Die Post kann sofort eingescannt und direkt vom Scanner den Mitarbeitern in die entsprechenden Ordner in BvLArchivio DMS gespeichert werden. Eingangsstempel und der Datei-Hashwert werden automatisch erstellt. Die Poststelle kann aber auch zunächst an sich selbst scannen und nach erfolgter Sichtprüfung an die entsprechenden Mitarbeiter die Vorgänge mit einem Klick verteilen. Auch hier werden beide Vorgänge (eingescannt und weitergeleitet) automatisch mit einem Zeitstempel versehen. Jeder Mitarbeiter kann unbegrenzte Ordner für jeden Bereich erstellen, sodass man sofort sieht, in welchem Bereich neue Vorgänge eingegangen sind.

Zentralen E-Maileingang verteilen
Jede eingegangene E-Mail, ob zentral oder bei einem Mitarbeiter, kann direkt aus Outlook oder Apple Mail (MACOS) einem Mitarbeiter ins BvLArchivio DMS weitergeleitet werden. Eingangsstempel und Datei-Hashwert werden automatisch erstellt. Die E-Mail samt Anlagen bleibt eine originale E-Mail, nur kann diese E-Mail nicht mehr manipuliert oder verändert werden.

Dateien jeder Art verteilen
Es gibt Dateien, die zur Bearbeitung verteilt werden müssen. In einem herkömmlichen Dateisystem (Windows Explorer) liegen solche Dateien nahezu ungeschützt. Nicht so in
BvLArchivio DMS. Egal ob Excel, Word, Bilder, Videos, usw. – leiten Sie die Dateien im geschützten BvLArchivio DMS an Mitarbeiter weiter. Dabei werden auch hier Zeitstempel und Datei-Hashwert automatisch angelegt. Zu einer Datei können Informationen und Kommentare hinzugefügt werden, sodass Bearbeitungsstände und Anmerkungen ersichtlich sind. Interne Protokolle und Vermerke zu solchen Vorgängen sind auch vor nachträglicher Manipulation geschützt.

Vorgänge jeder Art verwalten und weiterleiten
Sie haben eine Beschwerde erhalten, eine Störungsmeldung oder werden um Rückruf gebeten. Auch solche Vorgänge können Sie in BvLArchivio verwalten, protokollieren und weiteleiten. Auch hier sind Manipulationen nicht mehr möglich.

Protokoll
Zu jedem Vorgang gibt es ein internes Protokoll, welches nachträglich nicht mehr manipuliert werden kann. Eingangsstempel, Freigaben oder Bemerkungen können nicht mehr verändert werden. Jeder Eintrag wird automatisch mit einem Zeitstempel erfasst.

Weiterleiten
Jeder Vorgang kann an Mitarbeiter weitergeleitet werden, dabei wird das gesamte interne Protokoll mitgesendet und wird dann beim Empfänger automatisch fortgeführt. Die
Weiterleitung wird ebenfalls mit einem Zeitstempel erfasst, der nicht manipuliert werden kann.

Archivieren
Abgeschlossene Vorgänge können mit einem Klick archiviert werden. Dabei wird der Vorgang samt Protokoll archiviert. Um die Archivierung noch einfacher und schneller durchzuführen, können wiederkehrende Vorgänge in einer Vorlagenliste gespeichert werden.

Vorgang als erledigt markieren
Jeder Vorgang kann als erledigt markiert werden. Der Vorgang wird automatisch im Ordner erledigte Vorgänge gespeichert und ist für nachträgliche Kontrollen oder erneute Bearbeitungen weiterhin vorhanden. Es wird automatisch protokolliert, wann der Vorgang als erledigt markiert wurde.

Wiedervorlage und Nachrichten für die Zukunft
Sie haben einen Vertrag oder Vorgang bearbeitet, freigegeben und archiviert. Dieser Vertrag oder Vorgang soll zu einem gewünschten Zeitpunkt Ihnen als Wiedervorlage automatisch angezeigt werden. BvLArchivio DMS verwaltet für Sie solche Aufgaben. Bevor Sie den Vorgang als erledigt markiert haben, können Sie bestimmen, wann und wem der Vorgang wieder angezeigt werden soll. Dabei können Sie auch Nachrichten und Anweisungen für die Zukunft eintragen. Der Mitarbeiter in der Zukunft erhält den Vorgang automatisch angezeigt und kann das gesamte ehemalige Protokoll samt Nachrichten und Anweisungen lesen.

Wiedervorlagenliste einsehen
Jeder Mitarbeiter kann seine Wiedervorlagenliste einsehen und einzelne Vorgänge vorab ansehen. Wiedervorlagen können vom Datum her verändert werden. 

Bearbeitungsstand aller Vorgänge im Unternehmen einsehen
Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung können in einer Gesamtübersicht alle Mitarbeiter,
deren Anzahl und Alter an offenen Vorgängen sehen, sowie wann der Mitarbeiter zuletzt
angemeldet war.

Unbegrenzte User und unbegrenzte Ordner
Bei BvLArchivio DMS gibt es keine Begrenzung bei der User- und Ordneranzahl.

2FA / Zwei-Faktor-Authentifizierung
Wird für einen User eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird beim Login nicht nur sein Passwort abgefragt, sondern auch der Code, den der User an seine E-Mail-Adresse erhalten hat.

Kontakt

Unsere Mitarbeiter stehen Ihnen bei Fragen, Wünschen oder Problemen unter der Service-Hotline: 0800-272 44 846 beratend zur Seite.

Sie sind noch kein Kunde: Vereinbaren Sie mit uns einen unverbindlichen und kostenlosen Vorführtermin. Oder testen Sie unser DMS-System unverbindlich und kostenlos, schreiben Sie uns eine E-Mail an Office@BvL.com.

Sie erreichen uns montags bis freitags in der Zeit von 9 bis 17 Uhr.

 

  • BvL.com GmbH
  • Müllerstraße 138 D
  • 13353 Berlin
  • +49 (0)30-454781-0
  • Office@BvL.com

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